Timepris og fastpris: Hvem bærer risikoen for tid og resultat?

Timepris, fastpris og successfee: Start med risikoen

Prisen på et projekt kan aftales på flere måder. To modeller er timepris – også kaldet medgået tid – og fastpris. Spørgsmålet, der styrer resten, er, hvem der bærer risikoen for tid og resultat: kunden eller leverandøren.

Timepris: Du betaler for tiden – ikke for resultatet

Ved timepris, også kaldet medgået tid, betaler kunden for de faktiske timer og materialer. Den endelige pris kendes først, når opgaven er løst (DASO). Klartstudio beskriver det fra kundens side: Man betaler for den tid, der bliver brugt, ikke for resultatet.

Tager projektet længere tid end ventet, betaler man mere. Slutprisen står først på regningen.

Klartstudio vurderer, at timepris passer til store virksomheder med en juridisk afdeling, men er skidt for en håndværker eller klinik, der skal kunne budgettere. Klartstudio formulerer fordelingen direkte: Med timepris bærer kunden risikoen – 'bliver der bøvl, betaler du for det.'

IDA og Casper Mønsted, partner i Implement Consulting Group og specialist i prissætning, peger på, at en fast sats pr. time kan være den bedste model, når der er stor usikkerhed om projektets omfang. IDA påpeger også, at timeprisen ikke behøver være den samme for alle kunder, opgavetyper eller tidspunkter på året.

Fastpris: Låst beløb for en veldefineret leverance

Fastpris kaldes også fixed price, projektpris eller pakkepris. Ifølge DASO aftaler leverandør og kunde på forhånd en samlet pris for en veldefineret leverance. Beløbet gælder, uanset hvor mange timer leverandøren reelt bruger. Den økonomiske risiko ligger hos leverandøren: Bruger man flere timer end beregnet, falder fortjenesten; bruger man færre, stiger den.

For kunden betyder fastpris budgetsikkerhed. DASO fremhæver, at kunden ved præcis, hvad regningen lyder på, før projektet starter. Klartstudio beskriver fordelene fra kundens side: Man kan budgettere, prisen står på skrift, før arbejdet går i gang, og man er enige om målet. Klartstudio understreger, at fast pris kræver, at man aftaler, hvad der skal leveres.

Risikoen flytter sig – og det er hele forskellen

Forskellen mellem timepris og fastpris er, hvem der bærer risikoen for tidsforbruget. DASO formulerer det sådan: Ved fastpris ligger risikoen hos leverandøren, ved medgået tid hos kunden.

For en håndværker eller en klinik, der skal kunne budgettere, betyder medgået tid, at en opgave, der trækker ud, giver en større regning. Klartstudio kalder det skidt for netop den type kunde.

Et bureau med en fastprisaftale på en webshop eller firmaside mærker den modsatte risiko: Tager leverancen længere tid end estimeret, er merforbruget leverandørens tab, fordi prisen ikke ændrer sig. Klartstudio, der selv sælger fastpris på hjemmesider, vurderer, at fast pris næsten altid er den bedste deal for en typisk firmaside, webshop eller klinik-side.

Sådan regner du en fastpris hjem

DASO anbefaler at starte med et estimat: Dit bedste bud på timeforbruget. Estimatet skal inkludere tid til projektledelse, møder, mails og QA – ikke kun produktionstid.

Oveni estimatet lægges et risikotillæg på 10–25 %. DASO kalder det leverandørens forsikringspræmie for at overtage risikoen fra kunden. Uden buffer bliver marginen for tynd.

Formlen er: (Estimat × Timepris) × (1 + Risikotillæg). DASO's eksempel: (40 timer × 1.000 kr.) × 1,20 = 48.000 kr.

Nøglen til at vide, om fastprisen var rigtig, er intern tidsregistrering. Selvom fakturaen til kunden ikke viser timer, skal leverandøren ifølge DASO registrere hvert minut i sit tidsregistreringssystem. Så kan projektet efterkalkuleres, og man kan se sin realiserede timepris.

Hvornår fastpris virker – og hvornår du bør sige nej

DASO's kriterier for fastpris: Bedst til veldefinerede, standardiserede opgaver; når kunden har et låst budget; gentagende projekter, du har prøvet før; og mindre leverancer med lav risiko. Undgå fastpris, når omfanget er uklart – for eksempel innovationsprojekter – når der er høj risiko for ændringer i et agilt forløb, eller når du aldrig har lavet den type opgave før.

Klartstudio peger på samme skillelinje fra bureauets side: Hvis projektet er meget uklart eller ændrer sig hele tiden, kan en fast pris blive sat for højt for at dække usikkerheden.

Medgået tid er ifølge DASO bedst til agile udviklingsprojekter, opgaver hvor omfanget kendes løbende, support, rådgivning og fejlfinding, og når det haster med at komme i gang. Undgå medgået tid, når kunden kræver 100 % prissikkerhed, når opgaven er helt standard ('hylevare'), eller når du vil optimere dit dækningsbidrag via effektivitet. Beslutningsreglen er derfor: Kendt budget og klart scope trækker mod fastpris; uklart scope, hastværk og løbende ændringer trækker mod medgået tid.

Fastpris under pres: Når materialer og timeforbrug stikker af

SMVdanmarks juridiske afdeling får mange henvendelser fra virksomheder, der på grund af store prisstigninger ikke tør afgive tilbud med faste priser. Prisstigningerne som følge af krigen i Ukraine kom oven på et 2021, hvor priserne på materialer i forvejen var steget voldsomt. SMVdanmark skriver, at mange virksomheder, der har afgivet tilbud med fast pris, har måttet se et overskud på opgaven blive forvandlet til et tab.

SMVdanmark peger på flere muligheder. Ved større opgaver til professionelle bygherrer kan man anvende AB 18, hvor der er aftalt regulering af entreprisesummen – både almindelig indeksregulering og ekstraordinær regulering i situationer som den, SMVdanmark beskriver.

Der er ikke pligt til at afgive tilbud med fast pris. Man kan i stedet udføre arbejdet efter regning, hvor der afregnes i dagsprisen efter forbrugt tid og materialer.

Vil kunden have en prisindikation, kan det kombineres med et overslag. Ved et overslag har man pligt til at give kunden besked, så snart man kan se, at overslaget vil blive overskredet, så kunden får mulighed for at tilpasse sit byggeri til den ændrede pris (SMVdanmark).

Værdi og incitamenter: Prisen skal afspejle kundens udbytte

Casper Mønsted, partner i Implement Consulting Group og specialist i prissætning, siger til IDA: 'Alt for mange virksomheder – store som små – fokuserer alene på at få dækket deres omkostninger og lidt til. Men for kunderne er dine omkostninger ikke vigtige. Det vigtige for dem er derimod den værdi, de får ved at købe dine ydelser eller services.'

IDA anbefaler at tale med kunderne om, hvad de var særligt glade for ved samarbejdet, hvordan de har kunnet bruge løsningen, og hvad det har betydet for deres forretning. Man bør også kende kundens alternativ: en konkurrent, en intern løsning eller at opgaven ikke bliver løst. IDA peger desuden på, at hvis man får flere henvendelser, end man kan nå at løse, og altid har kalenderen booket helt op, kan det være tid til at hæve prisen.

Fastpris kan forstærke incitamentet til at skabe værdi. DASO beskriver, at hvis du kan løse en opgave på 10 timer, som du har solgt til 20 timer, har du effektivt fordoblet din timepris – det kaldes også Value Based Pricing. Risikoen er den modsatte: Tager opgaven 40 timer, ender du med at arbejde til en lav timeløn.